Havarien, die einen Schaden oder sogar Totalverlust an Schriftgut verursachen können, haben vor allem mit Wasser und Feuer zu tun. Was getan werden kann, um bereits eingetretene Schäden zu begrenzen und - soweit möglich - zu beheben, lesen Sie auf einer speziellen Seite. Hier geht es darum, wie möglichen Schadensereignissen vorzubeugen ist und wie durch gezielte Havarievorsorge bereits während und unmittelbar nach einer Havarie der Schaden entscheidend begrenzt, im Idealfall sogar ganz vermieden werden kann.

Vorbeugende Maßnahmen zur Havarievermeidung

Hier geht es um Brandschutz und um den Schutz des Schriftgutes vor Wassereinwirkung. 

Für den Brandschutz genügen im Allgemeinen die üblichen Brandschutzvorkehrungen. Absolutes Rauchverbot in allen Magazinräumen dürfte selbstverständlich sein, sollte aber auch in allen Arbeitsräumen und im Benutzerraum, also überall wo mit Archiv- und Schriftgut umgegangen wird, gelten. Darüber hinaus sind an die gesamte Elektroanlage und an alle Verbrauchsgeräte besonders hohe Anforderungen zu stellen. Was hier zu tun oder auch lieber zu lassen ist, erfahren Sie am besten von Ihrem Elektrofachbetrieb. Aber auch der Umgang mit den Elektrogeräten sollte besonders umsichtig erfolgen. Vor wenigen Jahren hat es in einer Bibliothek gebrannt, weil eine Kaffeemaschine nicht ausgeschaltet war.
Brandschäden entstehen häufig durch Raucheinwirkung. Dazu muss es nicht unbedingt in den eigenen Räumen brennen. Rauchgase können sich z.B. durch Schächte (Treppenhäuser, Kabelschächte, Klimaanlagen, Kanalisierungen, Aufzüge) unbemerkt über große Entfernungen und auch zwischen den Gebäuden ausbreiten.
Ein großes Problem ist die Nachbarschaft. Optimaler eigener Brandschutz nützt nicht viel, wenn im gleichen oder im angrenzenden Gebäude ein Feuer ausbricht. Da hier nicht viel getan werden kann, gilt es, dieses Problem bei den eigenen Maßnahmen soweit wie möglich zu berücksichtigen. Dabei ist an die Abdichtung von Schächten, Trennung von Elektroanlagen und ggfs. Verstärkung von Trennwänden bis hin zur Errichtung von Brandmauern zu denken. 
Jedes Archiv sollte eine Brandwarnanlage haben. Bei deren Planung und Einrichtung sind nicht nur die Problemzonen in den eigenen Räumen zu beachten, sondern auch die eventuell von benachbarten Räumen/ Gebäuden/ Anlagen ausgehenden Gefahrpunkte einzubeziehen.

Geradezu unerschöpflich sind die Möglichkeiten, wie Wasser an Archiv- und Schriftgut oder an Bücher gelangen kann. Da platzen Heizungsrohre und Heizkörper, frieren Wasserleitungen auf (mitunter ist man dankbar, wenn es wenigstens nur Frischwasser war), dringt Schmelz-, Regen- oder Kanalisationswasser auf den unterschiedlichsten Wegen ein. Bei Bränden richtet oft das Löschwasser mehr Schaden an als das Feuer und gar nicht abwegig ist es, dass es an einer ganz anderen Stelle brennt und das Löschwasser doch bis in das Magazin läuft.
Was ist dagegen zu tun? Prüfen Sie genau Ihre und, wenn möglich, auch benachbarte, v.a. darüber liegende Räume. Welche Leitungen verlaufen durch die Magazinräume, welche stecken in den Wänden? Sind alle Fenster dicht und halten sie auch einem Sturm stand? Gibt es Wege, auf denen Regen- oder Schmelzwasser vom Dach oder durch die Außenwände eindringen kann? Ist das Dach dicht und die Dachentwässerung intakt? Besonders heimtückisch können innerhalb des Gebäudes in den Mauern eingebaute Fallrohre sein - das gilt übrigens auch für die Toilettenentwässerung. Kann Oberflächenwasser (Schmelzwasser, starker Regen) in das Kellermagazin eindringen? Besteht Gefahr bei steigendem Grundwasserspiegel oder wenn der Pegel eines eigentlich entfernt fließenden Flusses oder Bachs steigt? 
Grundsätzlich gilt für alle Räume, besonders aber für Keller: Nichts darf auf dem Fußboden liegen. Schon kleinste Mengen Wasser erreichen den Papierstapel, der auf dem Fußboden liegt. Umgekehrt braucht es aber sehr viel Wasser, um den ganzen Raum soweit zu fluten, dass der erste Regalboden erreicht wird.
Besondere Vorsicht bei Räumen, die unterhalb des Straßenniveaus liegen. Abflüsse sollten vorhanden sein (damit Wasser, das auf anderen Wegen in das Magazin gekommen ist, abfließen kann) müssen aber unbedingt Rückstauventile haben, damit kein Wasser aus der Kanalisation eindringen kann. Lassen Sie die Funktion der Rückstauventile regelmäßig von einem Fachbetrieb prüfen.
Wenn Zweifel an der Dichtheit und Stabilität von Wasserleitungen, Heizungsrohren und Abwasserleitungen bestehen, ist es am besten, wenn sie abgesperrt und entleert werden können. Geht das nicht, sollten die Regale an den problematischen Stellen leer bleiben. Lässt der Platz(mangel) das auch nicht zu, kann man sich behelfen, indem Folie über die Regale gelegt wird - übrigens auch zu empfehlen, wenn das Dach nicht in Ordnung ist oder aus darüber liegenden Räumen Gefahr droht.

Hinweise zur Havarievorsorge

Havarievorsorge setzt ein, wenn die Maßnahmen zur Havarievermeidung getroffen sind. Auch wenn alle diese Maßnahmen sorgfältig ausgeführt wurden, alle Möglichkeiten für Gefahrenquellen bedacht sind und wenn das Gebäude ein neuer Zweckbau ist, niemals besteht völlige Sicherheit. Oft führen vollkommen abwegig erscheinende oder auch entfernt stattfindende (z.B. in anderen Gebäudeteilen) Ereignisse zu schwerwiegenden Havarien. Deshalb ist die Havarievorsorge auch dann unabdingbar, wenn keine Gefährdung erkennbar ist. Wenn dann doch etwas passiert, ist keine Zeit, um z.B. die Telefonnummern von Bergekräften zusammenzusuchen. Gerade auf die Zeit kommt es aber an. Die häufigste Folge einer Havarie ist der Wasserschaden, und dieser erfordert unverzügliches Handeln, sollen die Folgeschäden einigermaßen begrenzt werden.

Havarievorsorge besteht zu einem großen Teil aus Informationsbeschaffung und aus der Herstellung von Kontakten. Weitere Schwerpunkte sind die Vermittlung dieser Informationen an alle Beteiligten und das Üben von Handlungsabläufen. Daneben ist es - abhängig von den konkreten Gegebenheiten - zweckmäßig, auch gewisse materielle Vorbereitungen zu treffen.

Für den Notfall sollten folgende Informationen bekannt und Vorbereitungen getroffen sein:

• Neben dem üblichen Notruf für den Rettungsdienst Namen, Anschrift und Telefon eines Notarztes.
• Bei der Feuerwehr sollte es einen konkreten Ansprechpartner geben, der über die Besonderheiten von Bränden und Havarien mit Archiv-, Bibliotheks- und Schriftgut informiert ist. In regelmäßigen Abständen sollten Begehungen durch die Feuerwehr erfolgen, damit diese im Einsatzfall die Örtlichkeiten einschließlich Zufahrts- und Evakuierungswege schon kennt.
• Für Wasserschäden sollte Kontakt zu einem Kühlhaus bestehen, in dem nasses Material eingefroren werden kann. Erfahrungsgemäß kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Anlieferung und Einlagerung von nassem Archiv- oder Bibliotheksgut ohne vorherige Absprache möglich ist. Manche Kühlhäuser dürfen solche Materialien nicht annehmen. Zu klären ist, wieviel Material maximal eingelagert werden kann, welche Anforderungen seitens des Kühlhauses an die Verpackung gestellt werden, wie lange die Einlagerung ggfs. möglich ist und was es kostet.
• Für den Fall, dass das Gebäude oder die Magazinräume so stark beschädigt werden, dass eine Auslagerung nötig wird, muss ein Auslagerungsort vorhanden sein. Auch hier müssen die notwendigen Absprachen über die Möglichkeiten der Einlagerung und die dabei entstehenden Kosten vorher getroffen sein.
• Ebenso sollte Kontakt zu einem Transportunternehmen bestehen, das im Notfall den Transport des geborgenen Materials an den Auslagerungsort oder ins Kühlhaus übernehmen kann. Die Spedition sollte groß genug sein, damit der kurzfristige Einsatz ohne Vorankündigung im laufenden Geschäftsbetrieb möglich ist. Wenn keine große Spedition am Ort ist, sollte der Kontakt zu zwei oder mehreren Speditionen geknüpft werden. Auch hier sollten die anfallenden Kosten vorab ermittelt werden. Wie mit der Feuerwehr sollten auch mit der Spedition die Zufahrtswege getestet werden, damit im Notfall nicht eine zu enge oder zu niedrige Durchfahrt hindert. Viele Speditionen verfügen über größere Mengen Umzugskartons, die bei der Bergung für den Transport und für die Lagerung verwendet werden können.
• Die Bergung bzw. Evakuierung von Archiv- und Bibliotheksgut ist sehr aufwendig und allein mit dem vorhandenen Personal nicht zu leisten. Deshalb ist es notwendig, hierfür Partner zu suchen und entsprechende Vereinbarungen zu treffen. In Frage kommen das Technische Hilfswerk, die Bundeswehr oder andere ortsansässige Einrichtungen. Auch hier sollten die Modalitäten geklärt und feste Kontaktpersonen bekannt sein. In größeren Abständen sollten Übungen oder zumindest Begehungen stattfinden. Die Evakuierungswege müssen bekannt und gekennzeichnet sein und ständig freigehalten werden.
• Aus den eigenen Mitarbeitern sollte (ggfs. unter Einbeziehung von Mitarbeitern benachbarter Behörden, Firmen usw.) eine Bergegruppe gebildet werden. Die Mitglieder der Bergegruppe sollten bekannt sein, sie werden im Notfall zusammengerufen. Die Bergegruppe wird bei kleineren Havarien die Bergung selbst ausführen und bei größeren Einsätzen mit den externen Bergekräften zusammenarbeiten. In diesem Fall wird die Bergegruppe nach Möglichkeit das Ausheben in den Magazinregalen übernehmen, weil hier über die weitgehende Beibehaltung oder aber den Verlust der Ordnung entschieden wird.
• Nicht zuletzt ist es zweckmäßig, die Frage der Versicherung zu klären, damit im Ernstfall gehandelt werden kann, ohne erst die Übernahme der Kosten regeln zu müssen.
• Wenn etwas passiert, muss jeder Anwesende in der Lage sein, die ersten notwendigen Schritte einzuleiten. Dafür muss bekannt bzw. sichtbar sein, wer zu benachrichtigen ist. Für diesen Zweck habe ich für die Fa. Schempp eine spezielle Alarmtafel entwickelt. Wenn die oben genannten Havarievorsorgemaßnahmen erfolgreich getroffen wurden, sind alle Informationen verfügbar, um die Alarmtafel auszufüllen. Hängen Sie diese Alarmtafel dann an gut sichtbarer und allgemein zugänglicher Stelle, möglichst in der Nähe eines Telefons aus. Sinnvoll ist es auch, sie an mehreren Stellen, z.B. im Sekretariat, im Magazin und im Büro des Leiters, auszuhängen.
  
  An dieser Stelle können Sie die Alarmtafel ansehen und ausdrucken. (Adobe .pdf-Datei, Voraussetzung ist Adobe Acrobat Reader auf Ihrem PC. Diese Software kann kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden unter: www.adobe.de. 
  
  Hier können Sie kostenfrei die gedruckte Alarmtafel in der von Ihnen benötigten Anzahl bei der Fa. Schempp Bestandserhaltung und Schadensanierung bestellen. Beidseitig bedruckter roter Karton; Vorderseite: Alarmtafel, Rückseite: Hinweise zur Havarievorsorge.

In welchem Umfang materielle Vorbereitungen getroffen werden, hängt sehr von den jeweiligen Gegebenheiten ab. Eine vollständige Rundum-Vorsorge für alle denkbaren Fälle ist kaum möglich und sicher auch nicht zweckmäßig. 
Der häufigste Schadensfall ist ein begrenzter Wasserschaden. Dabei ist an Wasserrohrbrüche o.ä. zu denken, bei denen immer nur ein überschaubarer Bereich eines oder mehrere Regale betroffen ist. Die Flutung eines Kellerraumes bis zu einer Höhe, dass die unteren oder sogar mehrere Regalböden nass werden, kann schon als besonders schweres Ereignis angesehen werden. Selbst dann ist aber die Gesamtmenge des betroffenen Archivgutes überschaubar. Hierfür ist eine Bevorratung mit einer gewissen Menge an Folientüten (Gefrierbeutel oder kleine Müllsäcke) zweckmäßig. Sie sollten so bemessen sein, dass Folio-Akten bis zu einer Stapelhöhe von 10 cm, max. 15 cm gut hineinpassen und dass die Beutel dann noch umgeschlagen werden können (ca. 50 cm x 70 cm). Sind Akten in Archivgutbehältern betroffen, ist der Behälter möglichst zu entfernen. Erfahrungsgemäß ist die Durchfeuchtung innerhalb des Behälters geringer, dementsprechend auch die Schädigung der Akten. Als grober Richtwert kann eine Menge von 20 Beuteln pro lfm angesehen werden. Je begrenzter der Schaden ist, umso mehr kann man tun, indem die Akten oder Bücher völlig vereinzelt und jede Akte oder jedes Buch in einen gesonderten Beutel steckt. Dann erhöht sich natürlich die Zahl der benötigten Beutel je lfm. 
Steht ein Wassereinbruch von oben zu befürchten, sollten einige Folienbahnen vorrätig sein, die schnell über die betroffenen Regale gezogen werden können.

Weiterführende Ausrüstung vorab zu beschaffen ist nur bei spezifischen, erkennbaren Gefahren zu empfehlen. Hier allerdings sollte eigentlich vorrangig die Beseitigung dieser Gefahren betrieben werden.

Gerne können Sie mit mir über diese Probleme sprechen, schicken Sie mir an dieser Stelle eine Nachricht!